Jeżeli pojawi się choćby cień podejrzenia, że próbujesz uszczuplić przychody państwa, staniesz
naprzeciwko urzędnika skarbowego, potem inspektora izby skarbowej a na końcu - gdy IV RP zacznie działać - pewnie zapukają do
Twoich drzwi służby specjalne (i to nie po to, żeby sprawdzić bezpieczeństwo instalacji wanny).
Z tego powodu pakowanie na siłę wydatków mieszkaniowych w koszty nie jest ani zgodne z prawem ani bezpieczne. Można to zrobić
wtedy, gdy rzeczywiście część Twojego mieszkania służy do prowadzenia działalności gospodarczej. Na dokładkę musisz umieć to
udowodnić. Jeżeli zatem Twoja działalność polega na usługach świadczonych u klienta, zapomnij o uznawaniu wydatków
mieszkaniowych za koszty firmy. Ściągniesz sobie tylko na głowę kłopoty - i to nawet wtedy, gdy rzeczywiście cały pokój
zawalisz np. przyrządami malarskimi.
W praktyce zatem bezpieczne zaliczanie w koszty części wydatków jest dopuszczalne dla firm, które w dużej części zależą od
posiadania biura, spokojnego miejsca pracy itp. Spokojnie udowodni to architekt, tłumacz, korektor, dziennikarz, twórca stron
internetowych, wydawca itp. Ogólnie rzecz biorąc są to zawody, które wymagają biura lub czegoś, co biuro zastąpi. Jaka jest
konsekwencja dodatkowa? No cóż, w koszty możesz bezpiecznie zaliczyć odrębny pokój w swoim mieszkaniu. Wydzielanie fragmentu
pokoju tworzy już znacznie większe ryzyko. I wcale nie musisz oszukiwać, żeby mieć kłopoty. Polscy urzędnicy są wyczuleni na
zaliczanie kosztów mieszkaniowych w koszty firmy.
Naszym zdaniem można zatem bezpiecznie zaliczać w koszty odrębny pokój, jeżeli jest w całości przeznaczony na prowadzenie
działalności i biura.
ROZLICZENIE POKOJU
Jeżeli wyodrębniłeś w swoim mieszkaniu pokój na gabinet do pracy, przyszedł czas na wyliczenie szczegółowe wydatków,
które możesz uznać za koszty prowadzenia działalności. Sięgnij zatem po ostatnie wyliczenie czynszu. Do kosztów będziesz
zaliczać czynsz jako taki, wydatki na ogrzewanie (bez względu na to, czy masz tzw. podzielniki czy też rozliczasz się
ryczałtowo) oraz... no niestety, to wszystko.
Znamy mnóstwo przykładów zakwestionowania przez urzędy skarbowe uznania za koszt części opłat za węzeł sanitarny (czyli
toaletę czy łazienkę), wodę, prąd, wywóz śmieci czy windę. Dlaczego? W zasadzie wszystkie takie decyzje są uznaniowe.
Zauważyliśmy pewien związek między tymi przypadkami: urzędnicy kwestionowali te elementy kosztowe, których nie da się
wyraźnie wyodrębnić z całości mieszkania. Czynsz i ogrzewanie odliczamy proporcjonalnie (zaraz to wyliczymy), ale żeby
zaliczyć w koszty prąd, musielibyśmy mieć sposób na udowodnienie, że akurat taką a nie inną część energii zużyliśmy na
potrzeby firmy. Tymczasem nie ma takiej możliwości, bo nie będziesz przecież montował oddzielnego licznika.
I tu jest clou szacowania kosztów firmowych. Musisz mieć możliwość udowodnienia, że dana część wynika z prowadzenia
działalności. Naszym zdaniem nie ma sensu naciągać przepisów. Ile możesz tu zaoszczędzić? 40 zł za prąd? Przecież oznacza to
realny zysk na poziomie 19% od tej kwoty. Dla niecałych 8 zł nie warto przysparzać sobie niepotrzebnych nerwów i bólów głowy.
Proponujemy zatem rozwiązanie naszym zdaniem najsensowniejsze: do kosztów zaliczamy te elementy, które nie wzbudzają
większych kontrowersji.
Wylicz teraz powierzchnię pokoju, który wydzielasz na działalność gospodarczą. Powiedzmy, że wynosi ona 30% łącznej
powierzchni całego mieszkania. Do kosztów możesz zaliczyć 30% opłaty czynszowej i opłaty za ogrzewanie. Napisz na kartce lub
komputerze rozliczenie tej proporcji i wszystko razem (z rozliczeniem czynszu z administracji) przypnij do pierwszego dowodu
wewnętrznego.
WYPOSAŻENIE POKOJU
Skoro pokój będzie od teraz gabinetem, możesz go urządzić zgodnie z potrzebami swojej firmy. Kosztem będą faktury VAT za
wszystkie meble biurowe, które do niego kupisz, materiały papiernicze, komputer z ewentualną drukarką. Pamiętaj tylko, żeby w
pokoju tym nie było rzeczy prywatnych, niefirmowych. Im mniej ich będzie, tym łatwiej będzie ci przekonać ewentualną
kontrolę, że pomieszczenie to używasz rzeczywiście tylko i wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.
Pamiętaj: to Ty musisz udowodnić, że poprawnie zaliczyłeś wydatek w koszty firmy, nie urzędnik.
Najczęstszym błędem popełnianym przez nowe firmy jest wrzucenie w koszty komputera, po czym wstawienie go do pokoju dziecka.
Gdy do drzwi zapuka kontrola, na pewno nie będziesz miał czasu na przenosiny sprzętu i jesteś ugotowany. Firma nie istnieje
po to, żeby Twoje dziecko bawiło się komputerem za sześć tysięcy!
Wyodrębnienie całości pokoju ma jeszcze jedną zaletę. Jeżeli wszystkie firmowe rzeczy leżą w jednym pokoju, kontroler
skarbowy nie może szperać ci po sypialni czy living-roomie. Chyba, że komputer znajdzie u dziecka... ale o tym już
wspominaliśmy.
TELEFON STACJONARNY
To najpoważniejszy problem w rozliczaniu. Praktyka wykazuje, że jedynym bezpiecznym sposobem jest zamówienie stałego pełnego
billingu i odliczanie od podstawy opodatkowania tylko rozmów służbowych. Niestety, urzędnik może wskazać ci jakiś numer
sprzed pół roku i zapytać, czego dotyczyła rozmowa. Dlatego też wielu przedsiębiorców rezygnuje z odliczania telefonu
stacjonarnego.
Drugim sposobem jest założenie odrębnej linii. Wtedy jednak musisz trzymać dowody na to, że doprowadzenie drugiej linii nie
zmniejszyło rachunków (lub raczej liczby połaczeń) z telefonu prywatnego. Ergo: musisz trzymać wszystkie faktury za telefon
prywatny i powinny one ukazywać podobną liczbę połączeń w okresie sprzed założenia linii firmowej. Jest to zabezpieczenie
przed zarzutem, że telefon stacjonarny utrzymujesz tylko jako "zasłonę dymną".
Najprostsze jest jednak kupienie oddzielnego telefonu komórkowego. Tu praktycznie z niczego nie musisz się tłumaczyć (nawet z
telefonów do domu - bo możesz przecież dzwonić po to, żeby żona znalazła ci jakiś dokument w gabinecie) i cały rachunek
wpisujesz w koszty. W przypadku kart pre-paid dokumentem jest faktura za "zdrapkę". Naszym zdaniem jest to najlepsze i
najbezpieczniejsze rozwiązanie.
INTERNET
Tu niestety jest problem. Internet jako taki nie jest uznawany za rzecz niezbędną do prowadzenia działalności (w naszych
czasach idiotyzm, prawda?). Rzymskim targiem możesz wpisywać w koszty na przykład połowę opłaty za stałe łącze internetowe. 8
godzin pracy, 8 godzin odpoczynku, 8 godzin snu. Brzmi znajomo prawda? Nie wiedzieć czemu, jest to łatwo akceptowalne
przez urzędników naszego podobno kapitalistycznego państwa.
