Kliknij tutaj!
Kliknij tutaj!


Kliknij tutaj!
Kliknij tutaj!

 

NAWIGATOR: Strona główna -> Księgowość -> KPiR -> Jak poprawić błąd?

Księga Przychodów i Rozchodów: Jak poprawić błąd?
Poprawianie błędów dotyczy księgi papierowej - gdy omyłkowo wpisałeś jakąś błędną daną. Może to być zarówno kwota (bo trójka pomyliła ci się z ósemką) jak i błąd w nazwie kontrahenta. Nie jesteśmy w stanie wyobrazić sobie wszystkich błedów, jakie może popełnić człowiek, zatem na tych przykładach poprzestaniemy.
W Księdze Przychodów i Rozchodów nie wolno niczego zamazywać, malować korektorem itp. Zasada jest taka: treść błędnego wpisu musi być czytelna po jego skreśleniu.

 

Błędny zapis skreślamy jedną poziomą linią (sposób najczęszy) lub dwiema liniami krzyżującymi się. Obok wpisujemy poprawną zawartość wpisu, składamy podpis (miniaturkę, jeżeli masz podpis "szlachecki", naucz się robić jakiś sensowny wielkościowo mazaj) oraz datę wprowadzenia poprawki. Ewentualny kontroler musi od razu bez problemu zrozumieć do którego skreślenia dana poprawka się odnosi, nie dpisuj więc poprawek na brzegach, marginesach itp. wymyślnych miejscach tylko dlatego, że będzie estetyczniej.
Kontroler musi też bezproblemowo przeczytać błędny, skreślony zapis.
W poniższym przykładzie poprawiono błędny zapis "0,41 zł" na prawidłowy "0,47 zł" w dwóch miejscach - w kolumnie 8 oraz w kolumnie 9, która stanowi podsumowanie kolumn 7 i 8. Jeśli poprawiana pozycja uczestniczyła jeszcze w innych podsumowaniach, to wszystkie te podsumowania trzeba poprawić.

Czasem poprawek jest tak dużo, że mielibyśmy problem z zachowaniem czytelności zapisów. Tymczasem księga musi być czytelna. Jeżeli nie będzie, narażamy się na zarzut nierzetelnego prowadzenia księgowości i całe mnóstwo problemów. Dlatego też istnieje jeszcze jeden sposób - dłuższy w wykonaniu, ale za to umożliwiający zachowanie klarowności zapisów. Jest to wprowadzenie dodatkowego zapisu dodatniego lub ujemnego do odpowiednich rubryk księgi.

W naszym drugim przykładzie musimy zwiększyć kwotę kapitalizacji odsetek o 6 groszy. Możemy to zrobić tak jak pisaliśmy wyżej, albo wprowadzając kolejny punkt w księdze. Zamiast poprawiać przez skreślenie, błędny zapis można skorygować wystawiając dodatkowy dokument (zazwyczaj dowód wewnętrzny z wyjaśnieniem przyczyny poprawki). Dla błędu jak powyżej korekta wyglądałoby to następująco:

Dla jeszcze większej czytelności możemy rozszerzyć zapis "Korekta zapisu" o liczbę porządkową poprawianego wiersza księgi. Tak czy tak w dokumentach musimy mieć drugi dowód wewnętrzny z opisem (np. "Odsetki naliczone przez bank w dn. X marca XXXX r., korekta błędnego zapisu w górę").

Co zrobić, gdy wpisana w księdze kwota jest za duża i trzeba ją zmniejszyć? Można zastosować poprawkę poprzez skreślenie albo dodatkowy zapis ujemny. Zapis ujemny musi trafić do odpowiedniej kolumny w księdze. Istnieją dwa sposoby wprowadzania zapisu ujemnego: podanie kwot ze znakiem "minus" lub wpisanie całej kwoty (i ewentualnie dla większej jasności - także opisu, ale to nie jest konieczne) kolorem czerwonym. Poniżej przykłady takich korekt. Tylko nie wpisuj obu naraz!
W naszym przykładzie popełniliśmy błąd wpisując odsetki wyższe od otrzymanych o jeden grosz. Poprawkę możemy wprowadzić na oba poniższe sposoby:

Zapisy ujemne mają jedną wadę "ludzką". Musisz dokładnie pamiętać, który sposób poprawiania stosujesz w swojej księdze. W zasadzie możesz stosować oba wymiennie, ale tym sposobem masz gwarancję, że kiedyś pomylisz się przy sumowaniu. Wybierz zatem ten sposób, który będzie dla Ciebie łatwiejszy do zapamiętania. W większości przypadków najlepiej sprawdza się poprawka z kwotami poprzedzonymi znakiem minusa. Kolor czerwony jest przeznaczony raczej dla księgowych (ponieważ jest to najpowszechniejszy sposób poprawiania zapisów w księgach handlowych - pełnej formie księgowości).

NAWIGATOR: Strona główna -> Księgowość -> KPiR -> Jak poprawić błąd?