Kliknij tutaj!
Kliknij tutaj!


Kliknij tutaj!
Kliknij tutaj!

 

NAWIGATOR: Strona główna -> Księgowość -> KPiR -> Faktura VAT

Księga Przychodów i Rozchodów:
Dowody księgowe: FAKTURA VAT

Najczęściej używanymi dokumentami są faktury VAT i dowody wewnętrzne. Poniżej opisujemy fakturę VAT, na kolejnych stronach dowody wewnętrzne i inne dokumenty stanowiące podstawę księgowania.
Faktury VAT można wypisywać na wszelkie możliwe sposoby. Może to być formularz kupiony w sklepie akcydensowym wypełniany ręcznie, możesz drukować je ze zwykłego - nawet najprostszego - edytora tekstów lub profesjonalnego programu do wystawiania faktur (ten pomysł miewa różne skutki, nie zawsze dobre).
Przykład poprawnej faktury VAT znajdziesz tutaj.

 

W nałówku znajdziemy mnóstwo możliwości na popełnienie błędu. Zawsze trzeba zachować kolejność numeracji. Dwie różne faktury VAT o tym samym numerze to prosta droga do uznania Cię za przestępcę skarbowego. Dziura w numeracji (zgubiona faktura) przyniesie ten sam skutek. Faktury muszą iść dokładnie zgodnie z numeracją, na dokładkę data ich wystawienia musi zgadzać się z kolejnością numerów. Nie możesz wystawić faktury o numerze 10 szóstego lutego a dziesiątego lutego faktury o numerze 8.
Data wystawienia faktury wraz z miejscowością to drugi moment, gdzie możesz popełnić błąd. Miastem wystawienia przez Ciebie faktury powinno być zawsze miasto siedziby firmy. Jeżeli zatem wywozisz towar do Krakowa, lecz firmę masz w Sieradzu, miastem wystawienia faktury jest Sieradz - nawet jeżeli fizycznie wypisujesz ją w Krakowie.
Data sprzedaży w większości przypadków powinna być taka sama jak data wystawienia faktury. Ale istnieje wyjątek. Jeżeli jesteś np. agentem ubezpieczeniowym, przedstawicielem handlowym itp. najprawdopodobniej rozliczasz się prowizyjnie. Zleceniodawca wydaje Ci informację, że masz mu wystawić fakturę na 5 tys. zł za luty. Ty jednak wystawiasz jedną zbiorczą fakturę a nie za każdy element składający się na prowizję. Jeżeli raport prowizyjny otrzymujesz na początku następnego miesiąca, wystaw fakturę w marcu - zasada niewadliwego księgowania będzie zachowana. Dlaczego? Bo dopiero 5 marca dostałeś raport o prowizji, którą wypracowałeś. Nie mogłeś zatem wystawić faktury wcześniej, bo nie znałeś kwoty. Zatem wpisujesz datę wystawienia faktury "05.03.2006 r." ale w polu "data sprzedaży" wpisujesz "luty 2006 r.".

Przechodzimy do stron umowy sprzedaży:

Jak widzisz, zarówno w rubryce "Sprzedawca" jak i "Nabywca" obowiązują takie same zasady wypełniania. Musi być podana pełna nazwa strony umowy, chyba, że jedna z nich może posługiwać się jakimś skrótem (np. PH zamiast "Przedsiębiorstwo Handlowe").
W adresie konieczne są: ulica (bez skrótów), numer domu, numer lokalu lub mieszkania, kod pocztowy (koniecznie!) i miejscowość.
Pod nazwą i adresem wpisujemy Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).
Niektórzy przedsiębiorcy żądają jeszcze od nabywcy numeru REGON. Nie jest on obowiązkowy na fakturze VAT, zatem po co mu on? Ano po to, że numer REGON posiadają tylko firmy, osoby fizyczne nie. Wpisując numer REGON przedsiębiorca zabezpiecza się przed niebezpieczeństwem konieczności zakupu kasy fiskalnej (bo np. nie sprzedaje towarów osobom fizycznym i robi wszystko, żeby nie ponosić niepotrzebnego kosztu). Jeżeli chcesz, możesz skorzystać z tego doświadczenia i również żądać od nabywców swoich towarów numeru REGON. Argument REGONu jest nie do podważenia dla urzędnika skarbowego, który będzie próbował udowodnić Ci, że przekroczyłeś limity i powinieneś zainstalować kasę fiskalną.

Przechodzimy do najważniejszej części faktury VAT - wpisania sprzedawanych towarów (lub usług). W naszym przypadku wszystkie towary są obciążone podstawową stawką VAT w wysokości 22%.

Opis towaru - musi być jasny, klarowny, jednoznaczny i czytelny. Taki jak w przykładzie może być wpisywany tylko wtedy, gdy firma krawiecka produkuje jeden rodzaj (model) garnituru w jednej i tej samej cenie. Jeżeli jest ich kilka, musi nadać im jakieś wewnętrzne oznaczenia, które rozróżnią sprzedawane produkty.
Symbol PKWiU - umieszczany jest tylko wtedy, gdy obrót dotyczy towarów objętych ulgową stawką VAT (a dokładniej: inną niż 22%). Możesz spotkać się ze stawkami 7%, 3%, 0% i stawką "zw.", która dotyczy towarów zwolnionych z VAT. Zwolnione z VAT są na przykład koszty bankowe. W naszym przykładzie symbol PKWiU jest zbędny.
Jm - czyli jednostka miary - to określenie w jaki sposób przygotowane są ceny. Ceny mogą być za sztukę (szt.), za kilogram (kg), za tonę (t), za metr (m), za metr bieżący (mb), metr kwadratowy (m2) itd. Najważniejsze jest to, żeby nie było pomyłek związanych z mniejszymi ilościami.

Ilość - ilość jednostek tego samego towaru sprzedawanego za jednym razem.
Cena jednostkowa bez podatku (czyli cena netto) - powinna być ceną za jednostkę wymienioną we wcześniejszej kolumnie. W naszym przypadku ceny garniturów nieco się różnią: mniejsze są trochę tańsze. Podajemy tu tylko ceny netto!
Wartość towaru/usługi - to iloczyn ilości i ceny jednostkowej (czyli mnożymy 5 garniturów po 200 zł netto i wychodzi nam 1000 zł netto). Uwaga: nie wstawiaj kropek. Co prawda wyraźniej wygląda zapis 1.000,00, ale złośliwy urzędnik może się do tego przyczepić. W księgowości nie ma żadnych kropek, wpisujemy 1000,00.
Podatek % - tutaj wpisujemy stawkę podatku VAT. W naszym przypadku garnitury są towarem objętym stawką podstawową 22%. Wpisujemy liczbę "22", ponieważ znak procenta akurat w naszej fakturze występuje już w opisie kolumny. Nic się złego jednak nie stanie, jeżeli wpiszesz "22%".
Zaszłość historyczna. Gdy wprowadzano w Polsce podatek VAT (zastąpił tzw. podatek obrotowy, który co głupsze partie chciałyby teraz przywrócić, podwójnie opodatkowując obrót towarowy), bajzel przekraczał ludzkie pojęcie. Nie musisz tego pamiętać - my pamiętamy doskonale. Ponieważ stawka VAT jest dość idiotyczna (łatwiej byłoby wyliczać 20%), pojawiła się cała góra problemów z zaokrąglaniem. Było to bowiem tak, że teraz, w pierwszej zaznaczonej na żółto kolumnie, powinieneś wpisać po kolei kwoty VAT odnoszące się do poszczególnych towarów. Czyli po kolei 220 zł, 209 zł i 198 zł. W tym przykładzie nie widać problemu, ale jeżeli ceny netto są nierówne (wynoszą na przykład 123,47 zł), robi się tragedia. Często zdarzało się bowiem, że podsumowanie kwot podatku VAT nie zgadzało się z rozliczeniem "wszystko razy 22%". Najczęściej o grosz lub dwa. W efekcie faktury nie dało się poprawnie wystawić. Ponieważ obśmiane ministerstwo nie wiedziało za bardzo, jak sobie szybko z tym poradzić, wprowadzono drobną zmianę: zaznaczonych tu na żółto (a w pełnej grafice pozostawionych pustymi) kolumn nie wypełniamy w ogóle.

Przechodzimy do wyliczania należnego podatku VAT.

Kwota 2850,00 zł podana w rubryce, którą dla ułatwienie oznaczyliśmy kolorem żółtym, to suma wartości netto wszystkich garniturów (czyli 1000 + 950 + 900 zł). Wpisujemy ją tutaj zawsze, nawet jeżeli na jednej fakturze znajdują się towary o różnych stawkach VAT.
Na tle zielonym wpisujemy sumę wszystkich towarów, które mają stawkę VAT 22%. W naszym przypadku zatem kwota ta wynosi również 2850 zł. Jeżeli jednak miałbyś towary o innej stawce VAT - postępujesz analogicznie. Towary ze stawkami 7% sumujesz pod zielonym polem. Ze stawką 0% dwa pola pod zielonym polem.
Pierwsze różowe pole jest sumą wszystkich kwot VAT (czyli od górnego różowego pola: suma kolumny w dół). W naszym przypadku jest to ta sama kwota co w drugim różowym polu - ale nie zawsze musi tak być.
Drugie różowe pole to wynik mnożenia: 2850 zł x 22% = 627 zł.
Suma do zapłaty wynosi zatem 2850 + 627 = 3477 zł i taką kwotę wpisujemy w trzech miejscach.

Kończymy fakturę VAT. Aby powiększyć obrazek, wystarczy na niego kliknąć.

Słownie do zapłaty - tu chyba niczego nie trzeba wyjaśniać. Istnieje możliwość nie wpisywania kwoty groszy słownie: grosze możesz wpisać cyframi (np. 45/100), co skraca czas wypisywania faktury.
Sposób zapłaty - w tym miejscu może pojawić się zapis "zapłacono gotówką" lub "zapłacono przelewem" lub "przelew" - w zależności od tego, czy Twój klient zapłacił Ci od razu czy też nie.
Termin zapłaty - w naszym przykładzie daliśmy klientowi 14-dniowy termin zapłaty faktury przelewem. Jeżeli zapłacił gotówką, podajesz tu datę wystawienia faktury.
Ważne: najistotniejsza na fakturze jest informacja, czy kwota została zapłacona czy też nie. Jeżeli na fakturze znajdzie się zapis "zapłacono przelewem" lub "zapłacono gotówką" (zwróć uwagę na czas przeszły), w żadnym sądzie nie wywalczysz nakazu zapłaty tej faktury.
Podpis wystawcy (sprzedawcy) - zgodnie z wymaganiami prawnymi (zaktualizowana ustawa o VAT) faktura nie musi być podpisywana. Lepiej jednak to zrobić. Jeżeli zamieszczamy podpis, to musi on być albo czytelny; albo też podajemy imię i nazwisko wystawcy (np. drukowanymi literami) a pod danymi stawiamy parafkę. Jeżeli Twój podpis sam w sobie jest całkowicie czytelny - nie musisz wpisywać nazwiska wielkimi literami.
Pieczątka - pieczątki są niekonieczne, ale dajemy głowę, że wielu kontrahentów będzie się o nią dopominać. Mnóstwo urzędników skarbowych - szczególnie z mniejszych miast - nie wie, że na fakturze nie jest niezbędna ani pieczątka ani podpis. Zamiast się kłócić, po prostu przystaw stempel i już. Pieczątkę firmową stawiamy w lewym górnym rogu faktury (miejsce zwyczajowe) lub obok albo pod podpisem wystawcy faktury.
Podpis nabywcy - nie jest konieczny. Z praktyki jednak wiemy, że faktury z terminem płatności powinny być podpisane przez kupującego. W ten sposób od razu masz dowód, że nabywca dostał towar i musi go zapłacić. Będzie łatwiej udowodnić swoje roszczenia w sądzie. Podpis nabywcy powinien być czytelny - tak jak i sprzedawcy.
Na fakturach gotówkowych możesz sobie podpis nabywcy darować, choć tu też się przydaje. Na przykład jeżeli Twój klient jest chachmęciarzem i wyrzuca niektóre faktury, ukrywając obrót. W przypadku kontroli faktura z podpisem daje Ci gwarancję bezpieczeństwa: masz podpis klienta, więc to nie Ty kręcisz.

Oryginał faktury otrzymuje zawsze nabywca towaru lub usługi. Nie wolno Ci wystawić tej faktury jako oryginału po raz drugi. Jeżeli kontrahent zgubił oryginał i prosi o kopię, masz prawo dać mu fakturę z napisem "ORYGINAŁ - DUPLIKAT". Jeżeli nie wpiszesz słowa "duplikat", możesz poteżnie za to zapłacić!

Jeżeli księgujesz wszystko samodzielnie, wystarczy CI jedna kopia faktury. Jeżeli jednak korzystasz z biura księgowego, rób dwie kopie faktur VAT. Jedną otrzyma biuro (gdzie na cały rok podatkowy przepadnie), drugą zachowaj w skoroszycie. W razie jakichś problemów od razu po nią sięgniesz i będziesz wiedział wszystko.

WAŻNE: OPISYWANIE FAKTUR VAT
Urzędnicy skarbowi czasem starają się znaleźć jakikolwiek, choćby najmniejszy błąd podczas swojej kontroli. To bardzo źle wygląda w raporcie, jeżeli inspektor niczego nie wykrył. Najczęstszym drobiazgiem, którego urzędnicy się czepiają jest brak opisania faktury VAT.
Każda faktura VAT, którą wpisujesz w koszty, jest dowodem księgowym na dokonanie wydatku na potrzeby firmy. I tu jest haczyk! Masz jednoznacznie określić, dlaczego zakup ten był niezbędny firmie. Najprościej robi się to opisując faktury VAT z mantrą "na potrzeby firmy".
Na dokładkę niektóre faktury VAT niejasno określają, czego dotyczą. Owszem, możesz wiedzieć, że "Mt_br Col pap. 120" to "Materiał biurowy - papier kolorowy o gramaturze 120", ale musi to być wyraźnie określone. Tym bardziej, że za dwa miesiące za Boga nie przypomnisz sobie, o co chodziło. Oto najczęstsze sposoby opisywania faktur (dopiski robimy na drugiej stronie i zamieszczamy pod nimi podpis):

  • Zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy - (podpis)
  • Zakup paliwa do samochodu firmowego - (podpis)
  • Zakup karty telefonicznej na potrzeby firmy - (podpis)
  • Zakup aparatu telefonicznego na potrzeby firmy - (podpis)
I tym sposobem nie dasz kontroli żadnych szans - o ile oczywiście nie zrobiłeś innych błędów... Faktury zakupu towarów handlowych opisujemy z tyłu tekstem: "Towar przyjąłem [do sprzedaży]". Najzłośliwszy ze złośliwych urzędników wymagałby dodatkowo, aby opis ten znalazł się na fakturze przed wyłożeniem go w sklepie. Na pewno jednak powinien znaleźć się na niej przed zaksięgowaniem.

NAWIGATOR: Strona główna -> Księgowość -> KPiR -> Faktura VAT